Estrategias para abordar la presión del tiempo en las negociaciones

El 20 de junio de 2016, los líderes de la Unión Europea lanzaron un grito de guerra. Como respuesta a la decisión histórica del Reino Unido de abandonar la Unión, diseñaron una jugada estratégica destinada no solo a preservar el bloque, sino a reforzarlo y unificarlo. El plan de juego era sencillo pero ingenioso: "No habrá negociación sin notificación." Ello significaba que solo comenzarían las negociaciones con el Reino Unido después de que ese país hubiera activado la cláusula de retirada del artículo 50, que fijaba de forma efectiva una cuenta atrás de dos años. 

Esta postura estratégica desplazó inmediatamente el equilibrio de poder. Sin permitir negociaciones previas y con el reloj ya en marcha, el Reino Unido se vio abocado a una carrera contrarreloj para negociar el acuerdo de retirada o enfrentarse a la perspectiva nada halagüeña de un Brexit sin acuerdo. Esta combinación de una fecha límite inamovible y un resultado potencialmente catastrófico para el Reino Unido solo sirvió para reforzar la ya sólida posición negociadora de la UE. 

Para utilizar la presión temporal se requiere tacto, no fuerza

Esta coyuntura muestra el importante papel que desempeña la presión del tiempo en una negociación. Los deadlines llevan a la urgencia, poniendo fin a situaciones de estancamiento, mientras que las dilaciones pueden traducirse en concesiones. 

Con todo, para utilizar la presión temporal se requiere tacto, y no fuerza. Es un arte derivado de una comprensión científica de la dinámica de negociación. En el presente artículo, resumo algunas ideas de Francesca Gino y Don Moore, destacados investigadores de las particularidades de la negociación, junto con otras extraídas de la obra seminal de Peter Carnevale, para ayudarte a dominar la ciencia de la cuenta atrás. 

Deadlines vs. costes de tiempo 

La presión del tiempo influye en las negociaciones a través de dos aspectos distintos: los deadlines y los costes de tiempo, ambos con sus propias repercusiones. 

Los deadlines 

Pensemos en los deadlines como la cuenta atrás del reloj en una escena del máximo interés de una película. El protagonista dispone de un tiempo limitado para llevar a cabo una tarea, de lo contrario, deberá acarrear con las consecuencias. De forma similar, en una negociación, el deadline final impone unos costes tangibles a todas las partes implicadas si no se llega a un acuerdo dentro del plazo.  

El año pasado, cuando nació mi tercer hijo y nuestro piso en el centro de Barcelona empezaba a parecerse a una casa de muñecas, decidimos ponerlo en venta. Fijamos un precio ambicioso, bastante por encima del precio de mercado, suponiendo que tendríamos tiempo de ver cómo se desarrollaban los acontecimientos. 

Se presentó un posible comprador que se hallaba entre la espada y la pared. Su banco le garantizaba un tipo hipotecario competitivo, pero la cosa tenía truco: el tipo solo sería válido hasta el final de la semana siguiente. Esa inminente fecha de vencimiento imponía un duro deadline a nuestras negociaciones. 

Si no lográbamos llegar a un acuerdo antes de que expirara la oferta de la hipoteca del comprador, ambas partes saldríamos perdiendo. El comprador podría verse impelido a buscar otra propiedad no tan cara, puesto que si rebasaba la fecha límite las condiciones de su hipoteca serían menos favorables. Y nosotros corríamos el riesgo de perder a un comprador muy motivado que se había enamorado de nuestro piso. Ello podría suponer tener que conformarse con otra oferta, más baja, más adelante. 

Ocultar nuestros deadlines en una negociación puede ser un error, más que un movimiento estratégico

Esta situación pone de manifiesto la naturaleza simétrica de los deadlines en las negociaciones: afectan a las dos partes, y no solo a la que le va corriendo el reloj. 

Cuando la presión del tiempo adopta la forma de una fecha límite final, la mayoría de los negociadores asumen que este deadline va a suponer una debilidad que es mejor mantener en secreto. Sin embargo, los estudios realizados indican que ocultar nuestros deadlines en una negociación puede ser un error, más que un movimiento estratégico. ¿Por qué? Revelar nuestro deadline nos lleva a compartir la idea de urgencia. Nuestro negociador, siendo ahora consciente de la cuenta atrás, reconocerá el riesgo que puede suponer para ambas partes que las negociaciones acaben en fracaso.  

Esta comprensión compartida de la situación hace avanzar el proceso negociador, rebajando las demandas y fomentando concesiones más rápidamente. Apela al temor primario de desaprovechar la oportunidad y da impulso. Por contra, mantener en secreto nuestro deadline puede dejarnos solos con la premura de cerrar un acuerdo, mientras nuestra contraparte, ignorando nuestra urgencia, puede avanzar pausadamente. 

Los costes de tiempo  

El segundo aspecto de la presión temporal es el concepto de los costes de tiempo. En este caso, la negociación no es una bomba de tiempo, sino un taxímetro que va incrementando el coste a medida que avanza el reloj. Los costes de tiempo no imponen un límite temporal estricto, sino que hacen que el paso del tiempo resulte caro. Lo incluyen todo: desde los ingresos que dejan de percibir los trabajadores cuando están en huelga hasta las crecientes tarifas por hora de los negociadores profesionales contratados, e incluso los costes de oportunidad de nuestro valioso tiempo.  

Pero, a diferencia de los deadlines, los costes de tiempo no son equitativos: pueden ser asimétricos. Por ejemplo, supongamos que una start-up tecnológica de rápido crecimiento está negociando un contrato con un proveedor autorizado de software. El proveedor tiene estabilidad financiera y puede permitirse una negociación prolongada, pero la start-up funciona con capital riesgo y necesita cerrar un trato rápidamente para continuar con su trayectoria de crecimiento. 

La estrategia óptima en una negociación es ocultar nuestros costes de tiempo y no revelarlos

Cuando la presión temporal se traduce en costes de tiempo, los estudios académicos indican que la estrategia óptima es no revelar estos costes, como hacíamos con los deadlines, sino mantenerlos ocultos. Ello es especialmente aplicable cuando la presión temporal es desigual y las partes se enfrentan a costes de tiempo diferentes. La balanza usualmente se inclina a favor de la parte con los costes de tiempo más bajos. ¿Por qué? Quienes tienen unos costes de tiempo más altos suelen sentirse obligados a concluir las negociaciones lo antes posible, con lo cual es posible que hagan concesiones precipitadas. En cambio, la parte con menores costes de tiempo puede permitirse actuar de un modo más paciente y utilizar la amenaza de las demoras como elemento negociador para obtener más concesiones.  

Así pues, el as en la manga puede ser mantener unos costes de tiempo más bajos que los de nuestro negociador —o, como mínimo, hacerle creer esto—. La historia nos ofrece un caso muy ilustrativo en las negociaciones entre los Estados Unidos y Vietnam que tuvieron lugar en París en los años setenta. La delegación vietnamita supuestamente inició el proceso negociador firmando un contrato de alquiler de una residencia por dos años, mientras que la parte americana reservó un hotel de lujo con una elevada tarifa por día. 

Revelar nuestros costes de tiempo puede servir como ventaja estratégica, pero es una carta que solo vale la pena jugar cuando nuestros gastos reales son inferiores a los que nuestra contraparte supone que tenemos. 

La presión temporal: un arma de doble filo en las negociaciones

"Lo tomas o lo dejas. Tienes 15 minutos." 

Todos nos hemos encontrado con una situación como esta, como receptores de un ultimátum por parte de una empresa. Pero, como negociadores, ¿debemos imponer estas presiones temporales? Como ocurre con cualquier otra herramienta estratégica, no existe una respuesta válida para todas las situaciones. Dependerá de una gran variedad de factores, como el contexto de la negociación, la personalidad de la otra parte y las perspectivas de unas relaciones estables. 

El deadlining o imposición de límites de tiempo, puede resultar bastante efectivo. Es una maniobra táctica para limitar intencionadamente el tiempo disponible que a menudo va acompañada de un compromiso que induce presión. Esta estrategia puede acabar con la inercia, llevar a las partes indecisas a tomar una decisión y dar pie, posiblemente, a concesiones destacadas. Los deadlines resultan particularmente efectivos cuando nos enfrentamos a negociadores cooperativos o cuando nuestra contraparte ve un valor claro en el acuerdo. Además, si somos la parte que asume los mayores costes de tiempo, el hecho de imponer un deadline puede jugar a nuestro favor. 

Sin embargo, la presión temporal no es la panacea. Veamos tres riesgos potenciales que también debemos tener en cuenta: 

1. La magnificación de las tendencias dominantes 

La presión del tiempo suele magnificar las tendencias dominantes de nuestra contraparte en la negociación. Para las personas cooperadoras interesadas en llegar a un acuerdo, puede provocar más concesiones. Pero, a la hora de negociar con partes menos cooperadoras o más indiferentes, puede acentuar los conflictos y los desacuerdos. 

2. Las consecuencias emocionales 

Los deadlines pueden provocar respuestas emocionales, como frustración e, incluso, indignación. Podemos lograr cerrar el trato en cuestión, pero al mismo tiempo dejar un hilo de resentimiento que comprometa las relaciones futuras. La victoria de hoy puede costarnos las batallas del día de mañana. 

3. La pérdida de creatividad y de eficiencia  

Los estudios indican que una alta presión temporal puede sofocar la creatividad y traducirse en unos resultados de la negociación lejos de ser óptimos. Cuando se enfrentan a deadlines inminentes, los negociadores pueden precipitarse en sus decisiones y desestimar posibles soluciones integradoras que resultarían beneficiosas para ambas partes. 

En conclusión, la presión del tiempo es una herramienta estratégica potente que puede acelerar los acuerdos, pero también puede presentar algunos resultados no deseados. El desafío consiste en hallar un equilibrio entre la urgencia de llegar a un acuerdo de forma inmediata y sus posibles repercusiones en la creatividad y en las relaciones futuras.