Por qué las 'startups' necesitan controles e informes periódicos para tener éxito

Cuando los inversores confían su dinero a una 'startup', necesitan tener visibilidad sobre la evolución de la empresa emergente.

Por Jan Brinckmann

Para saber si una startup evoluciona correctamente, detectar si necesita apoyo o adoptar medidas correctivas, tanto los emprendedores como los inversores tienen que definir actividades de control. Para ello se requieren informes periódicos de los emprendedores, puesto que son ellos quienes saben (o deberían conocer) los niveles de rendimiento de la empresa emergente.

Elaborar informes no resulta útil solo para los inversores. También ayuda a los emprendedores a descubrir si su empresa va por el buen camino y, además, contribuye a imponer una disciplina. Establecer sistemas de control también permite que los fundadores puedan basar en hechos decisiones importantes.

Emprendedores e inversores tienen que definir actividades de control para saber si la startup evoluciona correctamente

La preparación de estos informes es recomendable aunque los emprendedores carezcan de inversores externos, puesto que supone la continuación natural, y la actualización, de sus operaciones de planificación. Todos los elementos clave del modelo de negocio deberían estar sujetos a control.

Los informes también permiten a los financiadores comparar las proyecciones planteadas en la planificación del negocio con la realidad. Mediante este ejercicio, pueden descubrir qué proyecciones han resultado ser ciertas y cuáles falsas.

Hemos sido testigos de cómo muchas startups han cambiado su modelo de negocio en múltiples ocasiones después de que sus informes demostrasen que la planificación inicial no era eficaz o era excesivamente optimista.

Startup meeting
Foto: You X Ventures/Unsplash

Elaborar informes genera confianza

El principal objetivo de todas las operaciones de planificación y de elaboración de informes es generar confianza. 

En primer lugar, redactar planes y compararlos con los resultados reales ayuda a los emprendedores a confiar en su propio modelo de negocio. En segundo lugar, estas operaciones permiten a inversores, proveedores, directivos y otros grupos de interés estar más seguros del éxito futuro de la empresa.

Muchas startups han cambiado su modelo de negocio después de que sus informes demostrasen que la planificación inicial no era eficaz

El punto de partida para elaborar informes son los documentos resultantes de la planificación del negocio, que han de ofrecer un horizonte de previsión de tres a cinco años. Estos documentos determinan las expectativas de los inversores y contribuyen a facilitar las posteriores interacciones entre inversores y equipo directivo.

En el mundo de las finanzas empresariales hay un dicho muy elocuente: “Los inversores son capaces de aceptar las malas noticias, pero odian las sorpresas”.

Los documentos de planificación del negocio permiten a los fundadores revisar en todo momento sus proyecciones, medir el cumplimiento de los objetivos y adaptar los planes a las nuevas condiciones de los mercados. Y, además, ofrecen a los inversores información sobre cómo avanza la implementación de esos planes.

Por qué es básico elaborar informes cuantitativos

Todos los informes tienen que incluir información cuantitativa, es decir, métricas clave para calcular el rendimiento de la empresa. 

Los inversores quieren saber cuántos empleados tiene la empresa, cuánto dinero tiene disponible todavía o cuáles son las previsiones de costes para partidas como salarios, gastos de publicidad y marketing, costes de artículos vendidos o costes de envío.

Otros indicadores cuantitativos analizan los resultados de la empresa emergente. Uno de los conjuntos más importantes de métricas de resultados tiene que ver con las ventas, en aspectos como el número de clientes y el valor medio de los pedidos. Los inversores necesitan comprobar si el negocio se está dimensionando bien.

Los inversores necesitan comprobar si el negocio se está dimensionando bien

Otra métrica básica es el porcentaje de ejecución en materia de ingresos, que suele ser una guía para realizar la valoración de la empresa. Esta métrica ayuda a que los inversores juzguen si la empresa cumple con sus previsiones, si existen patrones de venta según las temporadas y si el crecimiento de las ventas permanece estable.

Los informes cuantitativos incluyen también otras métricas adicionales de éxito financiero. Una de las métricas clave es la del flujo de caja. Tanto para los emprendedores como para los inversores, la liquidez es la base de todo.

Si bien los flujos de caja pueden ser negativos para financiar el crecimiento de una empresa, un flujo de caja negativo tiene que recibir financiación externa y requiere que los emprendedores la obtengan con suficiente tiempo. Los flujos de caja positivos suponen un bálsamo tanto para los emprendedores como para los inversores, pero suelen incitar a una mayor contratación, especialmente en el terreno del marketing/ventas y el de desarrollo de productos.

La medición del rendimiento, el objetivo de emprendedores e inversores

Como emprendedor, es necesario, por varias razones, que realice un seguimiento del progreso y del éxito final de su empresa controlando varias métricas clave. En primer lugar, el seguimiento del rendimiento de su empresa le orientará a la hora de tomar decisiones estratégicas y le mostrará si su modelo de negocio funciona.

Los primeros datos preliminares sobre el rendimiento de la empresa podrían sugerir la necesidad de un cambio de rumbo o que el negocio tal y como se había previsto quizá no sea viable.

Los primeros datos preliminares sobre el rendimiento de la empresa podrían sugerir la necesidad de un cambio de rumbo

En segundo lugar, el seguimiento del éxito del negocio le ayudará a controlar el rendimiento y la eficacia de sus empleados y de las acciones que llevan a cabo. Medir los resultados de las acciones de sus empleados le permitirá una gestión del negocio más objetiva.

Además, al visibilizar más los datos de rendimiento dentro de la empresa, puede crearse una cierta sensación de presión y de compromiso en los distintos grupos de interés. 

Por último, llevar un seguimiento claro del éxito de sus operaciones le ayudará a comunicarse mejor con los inversores, reforzando su relación con ellos, y a mejorar sus posibilidades en posteriores rondas de financiación.

Tener disponibles datos de rendimiento objetivos transmite una imagen de transparencia, ayuda al emprendedor a definir una serie de objetivos claros y refleja los progresos logrados para conseguir esos objetivos.

Este artículo está basado en reflexiones académicas de Jan Brinckmann, Miguel Meuleman (Vlerick Business School) y Peter Witt (Universidad de Wuppertal) publicadas en el libro Entrepreneurial Finance.

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